Singen im Chor macht Spaß

Hinweise zur Vereinsverwaltung

Hier finden Sie Tipps die Ihnen für die Vereinsorganisation hilfreich sein können. Die Veröffentlichung erfolgt nach bestem Wissen, aber ohne Gewährleistung und unter Haftungsausschluss. Rechtliche Grundlagen und Auslegungen können sich kurzfristig ändern, weshalb die Aktualität nicht garantiert werden kann.


Organisation im Verein und Vorstand: Engagierte gewinnen und erfolgreich zusammenarbeiten

In Vereinen fallen in den verschiedenen Funktionen und Ämtern vielfältige Aufgaben an. Dies können sowohl regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten im täglichen Vereinsgeschäft als auch strategische beziehungsweise projektbezogene einmalige Aufgaben sein, die hin und wieder ausgeführt werden müssen. Häufig ist es leider so, dass viele Aufgaben durch einige wenige AmtsträgerInnen erledigt werden. Vielen ist dabei gar nicht genau bewusst, was sie alles an über die Jahre angesammelten Aufgabenbereichen übernehmen, was zu Stress und Frustration führen kann. Sich klar zu machen, welche Aufgaben in welchem Turnus im Verein anfallen, und ein klar umrissenes Bild zu bekommen, was letztlich auf wie viele Schultern verteilt werden muss, ist wichtig. Auf diese Weise lassen sich Aufgaben so sortieren, dass sie überschaubar sind und nicht beängstigend wirken. Vor allem konkrete Stellenbeschreibungen verbinden Ämter und Engagierte. Sie sind die Grundlage, um passende MitstreiterInnen zu finden und schaffen die Voraussetzungen für eine verantwortungsbewusste Amtsführung.

1. Aufgaben im Verein

Checklisten sind ein gutes Mittel, die Arbeit und Aufgaben im Vorstand zu strukturieren. Wenn im Verein gerade keine Zeit für eine eigene Sammlung der anfallenden Aufgaben vorhanden ist, bietet die folgende Auflistung einen ersten Überblick über die wichtigsten Bereiche.

A) Geschäftsführung & Steuerung
Hierzu gehören können unter anderem: Mitgliederverwaltung, Versicherungen, Projektentwicklung und Strategieplanung, Verträge, Personalführung, Mitgliederwerbung …

B) Gesetzliche Vertretung & gesellschaftliche Vertretung
Neuanmeldungen von Vorstandsmitgliedern, gesetzliche Vertretung und Vertretung des Vereins bei offiziellen Anlässen, Einberufung der Mitgliederversammlung …

C) Finanzen
Kontoführung, Vereinsbeiträge, Drittmittel, Steuererklärung, Kassenprüfung, Mahnwesen, Zuschüsse, Spendenbescheinigungen, Haushaltsplan, Inventur …

D) Musikalischer Betrieb
GEMA-Meldungen, Programmplanung, Raumbuchung, Notenerwerb, Verantwortung für Konzertoutfits, Aufbau/Abbau bei Veranstaltungen, Konzertmoderation …

E) Organisation
Pressearbeit, Websitepflege, Erstellen von Werbemitteln und Newslettern sowie Informationsmailings, Betreuung der Social-Media-Portale, Kontaktpflege, Notenverwaltung, Ehrungen, Planung von HelferInneneinsätzen, Organisation und Bewirtung bei Festen, Betreuung Vereinsarchiv …

F) Gremienarbeit
Vorbereitung und Leitung von Vorstandssitzungen, Protokolle, Einladung zu Vorstandssitzungen …

2. Stellenbeschreibungen

Als hilfreiches Instrument zur internen Strukturierung und Organisation der Vereinsarbeit, aber auch hinsichtlich der Transparenz zur Findung neuer ehrenamtlich Engagierter, hat sich die Einführung von Stellenbeschreibungen in Vereinen bewährt. Hierdurch wird klar erkennbar, wer was zu erledigen hat und mit wem wie kommuniziert werden muss, damit alles reibungslos läuft. Gerade dann, wenn es darum geht, eine NachfolgerIn für ein Amt oder eine Position zu gewinnen, wollen potenzielle KandidatInnen heutzutage genau wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind, welche Schnittstellen es gibt, welcher zeitliche Aufwand mit der Stelle verbunden ist, wer die Stellvertretung ist, beziehungsweise wer eine Hilfestellung leisten kann und welche Verantwortung damit verbunden ist. Gleichzeitig steht in der Stellenbeschreibung auch, welche Anforderungen an die Person gestellt werden. Die erste Ausarbeitung und Formulierung von Stellenbeschreibungen im Verein ist ein umfangreiches, aber durchaus gewinnbringendes Vorhaben. Es bedarf der Mit- und Zuarbeit vieler Engagierter im Verein, denn wer kennt die Aufgaben besser als diejenigen, die sie ausführen?

3. Vorstandsformen

Abschließend sollen hier einige typische Vorstandsformen vorgestellt werden. Dies dient quasi als Ideenbörse für die Bildung einer neuen Vorstandsstruktur. Ausgangspunkt für die Entscheidung, wie der Vorstand aufgebaut ist, sollte immer die Analyse der Aufgaben sein. Denn die Form des Vorstandes dient dazu, diese Aufgaben zuverlässig zu verrichten. Mit dem Begriff «Vorstand» ist in der Regel das vollständige Führungsgremium des Vereins gemeint. Die Einzelperson an der Spitze ist der oder die Vorsitzende. Im allgemeinen Sprachgebrauch sind unterschiedliche Zuordnungen geläufig. Innerhalb des Vorstandes sind zunächst zwei grundlegende Ebenen zu unterscheiden, die durch das Vereinsrecht (insbesondere Bürgerliches Gesetzbuch) vorgegeben sind. Es gibt Vorstandsmitglieder mit oder ohne Außenvertretungsberechtigung nach § 26 BGB. Dies ist auch in der Satzung zwingend festzulegen.

A) 1-Personen-Vorstand
Der Verein (oftmals ein Chor) wird von einer einzigen Person (nicht selten dem Chorleiter oder der Gründungs-Chorleiterin) geführt. Diese oder dieser vereint alle Ämter, übernimmt aber nicht zwangsläufig alle Aufgaben selbst.

B) Vorstandsteam
Mehrere Personen bilden gemeinsam und gleichberechtigt den vertretungsberechtigten Vorstand. Häufig sind die einzelnen Vorsitzenden nur gemeinsam vertretungsberechtigt. Innerhalb des Teams werden die Aufgaben je nach Fähigkeiten und Interessen verteilt. Zuweilen vertreten die einzelnen Vorstandsmitglieder auch unterschiedliche Ensembles oder Abteilungen im Verein (Männerchor, Frauenchor, Jugendchor et cetera).

C) Geschäftsführender Vorstand – Vorstand
Ein kleines Team führt die Geschäfte des Vereins, ein erweiterter Vorstand ist für Grundsatzfragen, strategische Planung und Beratung zuständig. Im Gegensatz zum Modell «Vorstandsteam» bestehen innerhalb des geschäftsführenden Vorstands Hierarchien (zum Beispiel Erste Vorsitzende, stellvertretender Vorsitzender und SchatzmeisterIn).

D) Fachbereiche
Unterhalb der oder dem Vorsitzenden gliedert sich der Vorstand in thematisch abgegrenzte Fachbereiche. Diese sind ihrerseits ein Team, in der Regel durch einen oder eine FachbereichsleiterIn geführt.

T E XT N A C H W E I S:
Die vollständige Handreichung «Organisation im Vorstand» ist erschienen beim Schwäbischen Chorverband e. V. und abrufbar unter:
www.s-chorverband.de/downloads/

Autoren: Roman Kotschi, Johannes Pfeffer Redaktion/Layout: Isabelle Arnold, ProStimme Medien- und DienstleistungsGmbH
www.pro-stimme.de

Quelle: Chorzeit Nr. 87 (November 2021)

Gesetzliche Haftungsbeschränkung angepasst

Tipps für den Vorstand:
Seit 2013 ist in § 31a des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt, dass Mitglieder der Vereins- beziehungsweise Verbandsorgane dem Verein oder Verband gegenüber nur dann schadensersatzpflichtig sind, wenn die Schädigung grob fahrlässig oder gar vorsätzlich geschah. „Organmitglieder" sind alle Personen, die aufgrund der Satzung in ein von ihr vorgesehenes Amt gewählt worden sind. Damit sind also nicht nur der vertretungsberechtigte Vorstand, sondern auch die nicht vertretungsberechtigten Mitglieder des Vorstands (oft Gesamtvorstand oder erweiterter Vorstand genannt) umfasst. Sofern die Satzung andere Gremien vorsieht (Beiräte, Ausschüsse, Arbeitskreise), auch deren Mitglieder. § 31a BGB schützt aber auch die „besonderen Vertreter" im Sinne des § 30 BGB. Eine dieser Haftungsbeschränkung entsprechende Regelung enthält § 31b BGB für Mitglieder des Vereins, die für den Verein oder Verband tätig sind. Gesetzliche Haftungsbeschränkung angepasst.
In beiden Fällen war Voraussetzung für die Haftungsbeschränkung, dass diese Personen für ihre Tätigkeit – wenn überhaupt – für die mit ihrem Vorstandsamt verbundene Arbeitszeit und -kraft nicht mehr als 720 Euro im Jahr erhalten durfte. Diese Vergütungsgrenze wurde mit Blick auf § 3 Nr. 26a des Einkommenssteuergesetzes (EStG) eingeführt. Mitglieder von Vereins- und Stiftungsorganen sowie Vereinsmitglieder sollten nicht auf die Haftungsprivilegien nach den §§ 31a und 31b verzichten müssen, weil ihnen für ihre Tätigkeit für den Verein oder die Stiftung eine geringfügige jährliche Vergütung gewährt wird, die nach § 3 Nr. 26a EStG steuerfrei ist (BT-Drs. 19/27274, S. 128). Trotzdem gilt die Haftungsbeschränkung in § 31a BGB und § 31b BGB unabhängig davon, ob der jeweilige Verein oder Verband wegen der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke steuerbegünstigt ist. Nach § 3 Nr. 26a EStG sind Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten im Dienst oder Auftrag eines wegen der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke steuerbegünstigten Vereins steuerfrei, unabhängig von der konkreten Art der Tätigkeit. Dieser Betrag war bisher auf 720,00 EUR im Jahr begrenzt. Mit dem am 29.12.2020 in Kraft getretenen Jahressteuergesetz 2020 hat der Gesetzgeber mit Wirkung ab 01.01.2021 die sogenannte "Ehrenamtspauschale" des § 3 Nr. 26a EStG auf 840,00 EUR im Jahr erhöht. Die Beträge in den § 31a BGB und § 31b BGB wurden jedoch nicht angepasst. Daher war es seit dem 01.01.2021 möglich, dass ein Verein zum Beispiel an seine Vorstandsmitglieder – sofern die Satzung dies zulässt – nunmehr für die Vorstandstätigkeit ein steuerfreies Entgelt in Höhe von 840 Euro im Jahr zahlt, die Vorstandsmitglieder dadurch aber ihre Haftungsprivilegierung aus § 31a BGB verloren.
Das hat der Gesetzgeber nun korrigiert.
Mit dem 7. Gesetz zur Änderung von Verbrauchsteuergesetzen hat der Gesetzgeber § 31a BGB und § 31b BGB dahingehend geändert, dass die dortigen Entgeltgrenzen auf 840 Euro erhöht wurden. Damit wurde die Haftungsregelung im Vereinsrecht an die Steuerbegünstigung der Tätigkeit betragsmäßig angepasst.

Der Autor: Rechtsanwalt Patrick R. Nessler ist Inhaber der RKPN.de-Rechtsanwaltskanzlei Patrick R. Nessler, St. Ingbert. Er ist tätig auf den Gebieten des Vereins-, Verbands- und Gemeinnützigkeitsrechts, des Datenschutzrechts für Vereine und Verbände, sowie des Kleingartenrechts. Patrick R. Nessler Kastanienweg 15; 66386 St. Ingbert Tel.: 06894 9969237 Mail: Post@RKPN.de Internet: www.RKPN.de 

Quelle: BadenVokal 11/2021

Virtuelle Versammlungen bis Ende August 2022 erlaubt

Gute Nachrichten aus Berlin! Vereine können auch über den 31. Dezember 2021 hinaus virtuelle Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen abhalten, ohne dass Ihre Satzung dies ausdrücklich vorsieht. Der Bundestag hat eine entsprechende Änderung des „Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ (COVMG) am 7. September überraschend verlängert. Betroffen von der Änderung ist ausdrücklich § 5 des Gesetzes, der die Sonderregeln für Vereine enthält. 


Wie lange gelten die Sonderregeln für Vereine nun?
• Die Sonderregeln gelten bis zum 31. August 2022.

Was bedeutet dies ganz konkret?
• Eigentlich hätten die Sonderregeln für Vereine zum 31. Dezember 2021 auslaufen sollen. Das heißt: Virtuelle Versammlungen wären ohne entsprechende Satzungsregelung nicht möglich mehr gewesen. Diese Möglichkeit bleibt den Vereinen nun bis zum 31.8.2022 erhalten – auch dann, wenn die Satzung diese Form der Mitgliederversammlung noch nicht vorsieht.
• Auch virtuelle Vorstandssitzungen sind damit weiterhin möglich. Hintergrund: Sofern die Satzung Ihres Vereins nicht ausdrückliche Regelungen zum Abhalten und zur Beschlussfassung von Vorstandssitzungen enthält, gelten im Wesentlichen die gleichen Regeln wie für die Beschlussfassung und das Abhalten von Mitgliederversammlungen.
• Auch die Regelung, dass ein Vorstand im Amt bleibt, bis ein neuer Vorstand gewählt worden ist, wäre ohne die jetzt beschlossene „Laufzeitverlängerung“ des Gesetzes ausgelaufen. Das hätte zur Folge gehabt, dass viele Vereine, die eine ähnliche Regelung nicht in der Satzung haben, möglicherweise zum 1. Januar 2022 ohne Vorstand dagestanden wären. Jene nämlich, bei denen
a) die satzungsgemäße Amtszeit des Vorstands bereits oder bis dahin abgelaufen ist und die
b) es nicht geschafft hätten, noch vor dem Jahreswechsel eine Mitgliederversammlung mit Neuwahlen zu organisieren oder überhaupt einen neuen Vorstand für anstehende Wahlen zu finden.

Doch Achtung:
Wörtlich heißt es im Beschluss zur Verlängerung der Corona-Sonderregelung: „Auch wenn die Erleichterungen somit noch bis einschließlich 31. August 2022 zur Verfügung stehen, sollte von diesem Instrument im Einzelfall nur dann Gebrauch gemacht werden, wenn dies unter Berücksichtigung des konkreten Pandemiegeschehens und im Hinblick auf die Teilnehmerzahl der jeweiligen Versammlung erforderlich erscheint.“ Die Verlängerung soll also keinen Freifahrtschein darstellen, sondern „bei Bedarf“ greifen.
Deshalb: Wenn Sie auch in Zukunft (über den 31. August 2022 hinaus) virtuell tagen möchten, passen Sie vor Laufzeitende des verlängerten Gesetzes (31 August 2022) Ihre Satzung an.

Quelle: Baden Vokal Nr. 10/2021

Neues vom Transparenzregister

Seit dem 1. August gelten für gemeinnützige Vereine neue, vereinfachte Regelungen für das Transparenzregister. Wir hatten Sie bereits im Juni 2021 informiert. Nachfolgend ein paar konkretere Informationen als Nachtrag hierzu: 

• Eingetragene gemeinnützige Vereine werden ab sofort automatisch in das Transparenzregister aufgenommen und müssen sich nicht mehr eigenständig bei diesem registrieren. Die Daten des Vereins werden dazu aus dem Vereinsregister in das Transparenzregister übernommen. Voraussetzung ist, dass die Einträge im Vereinsregister aktuell gehalten werden, also Änderungen von Vorständen, Wohnorten und ähnliches vermerkt werden. Achtung: Es drohen Bußgelder, wenn die Daten im Vereinsregister sich als nicht aktuell herausstellen. Ausnahmen gelten für Vorstände mit einer anderen als der deutschen beziehungsweise einer doppelten Staatsbürgerschaft oder mit Wohnsitz im Ausland. Diese Informationen müssen weiterhin auch dem Transparenzregister gemeldet werden.
• Außerdem wird die Antragsstellung zur Gebührenbefreiung vereinfacht. Um die jährliche Gebühr in Höhe von 4,80 Euro nicht zahlen zu müssen, reicht zukünftig ein einmaliger Antrag für die Jahre 2021 bis 2024 aus. Allen eingetragenen Vereinen wird dafür in den nächsten Monaten postalisch vom Bundesanzeiger-Verlag ein entsprechendes Formular zugeschickt. Dieses wird zu einem späteren Zeitpunkt vom Bundesanzeiger-Verlag außerdem zum Download auf www. transparenzregister.de bereitstehen. Noch bis 30. Juni 2022 ist es damit möglich, die Gebührenbefreiung für den Zeitraum einschließlich 2021 zu beantragen – ganz ohne Einsendung von Nachweisen. Vereinen, die bereits eine Befreiung für 2021 beantragt haben, wird empfohlen, das neue Formular noch einmal auszufüllen. Wer noch auf Bestätigung für seinen Antrag für das Jahr 2020 wartet, wird diese dann ebenfalls noch erhalten. Der Bund arbeitet daran, bis zum Jahr 2025 ein Gemeinnützigkeitsregister aufzubauen, das einen automatischen Abgleich mit dem Transparenzregister und eine automatische Gebührenbefreiung ermöglicht.
Weitere Informationen und kostenfreie Webinare zum Thema auf www.transparenzregister.de 

Quelle: BadenVokal 11/2021

Erfolg: Transparenzregister-Regelungen werden künftig einfacher

Der Deutsche Bundestag hat in seiner Sitzung am 10. Juni 2021 beschlossen, das umstrittene Transparenzregister anzupassen und die seit 2017 bestehende Beitragspflicht für die Verwaltung des Transparenzregisters zu verändern. Als Vertreter tausender gemeinnütziger Musikvereine hatten sich der Bundesmusikverband (BMCO), die Bundesvereinigung Deutscher Musikverbände (BDMV) und der Deutsche Chorverband (DCV) maßgeblich mit für eine Vereinfachung der bürokratischen Regelungen im Kontext des Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetzes Geldwäsche (TraFinG) eingesetzt. Zentrales Anliegen des Protests war, eine automatische Eintragung in das Transparenzregister und eine vereinfachte Gebührenbefreiung für die vielen gemeinnützigen Vereine im Bereich der Amateurmusik zu erwirken. Zwar wird die rückwirkende Zahlungsaufforderung nicht gestoppt, für eine Übergangszeit bis 2023 soll es nun aber eine erleichterte Befreiung von der Zahlungspflicht geben und ab dem Jahr 2024 ein Antrag für die Gebührenbefreiung nicht mehr notwendig sein. Konkret heißt das: Für das Jahr 2024 ist die Umsetzung eines «Zuwendungsempfängerregisters» geplant, welches die steuerbefreiten Vereinigungen auflisten soll. Ziel ist eine Verknüpfung von Registern und Finanzämtern. Der Freistellungsbescheid soll hier automatisch hinterlegt werden. Vereine werden dann automatisch ins Transparenzregister aufgenommen und müssen nur die sich ergebenden Änderungen kommunizieren. Außerdem trägt der Bund die Registergebühren für befreite gemeinnützige Vereine. Für die Zeit bis zur Umsetzung eines Registers für Zuwendungsempfänger konnten folgende Erleichterungen erzielt werden: Es muss pro Verein noch eine einmalige Antragstellung auf Befreiung der Gebühren bis zum Jahr 2024 erfolgen, wobei es sich hier um eine vereinfachte Art der Antragsstellung handeln soll: Die Vereine werden vom Bundesanzeiger Verlag angeschrieben und um Bestätigung der Gemeinnützigkeit gebeten, eine Übersendung von Nachweisen entfällt.

www.deutscher-chorverband.de/service/
hilfe-aus-dem-verbandskasten/transparenzregister

Quelle: Chorzeit Nr. 84 Juli/Aug. 2021

Jahressteuergesetz bringt Verbesserungen für gemeinnützige Organisationen

Das Jahressteuergesetz 2020 bringt ab 1. Januar 2021 Verbesserungen für gemeinnützige Organisationen.

Um ehrenamtliches Engagement von Bürgerinnen und Bürgern zu stärken, hat der Bundestag eine Reihe steuerlicher Verbesserungen auf den Weg gebracht. Dazu zählen die Erhöhung des Übungsleiterfreibetrags und der Ehrenamtspauschale, der Abbau überflüssiger Bürokratie für gemeinnützige Organisationen.

Hö­he­re Pau­scha­len für eh­ren­amt­li­che Tä­tig­kei­ten

Zum 1. Januar 2021 steigt der Übungsleiterfreibetrag von 2.400 Euro auf 3.000 Euro im Jahr und die Ehrenamtspauschale von 720 auf 840 Euro jährlich. Bis zu dieser Höhe bleibt die pauschale Erstattung für finanzielle Aufwendungen ehrenamtlich Engagierter steuerfrei.

Vom Übungsleiterfreibetrag profitieren zum Beispiel auch Chorleiter, die diese Tätigkeit nebenberuflich in einem Gesangverein ausüben. Von der höheren Ehrenamtspauschale profitieren diejenigen, die nicht unter den Übungsleiterfreibetrag fallen, sich aber gleichwohl ehrenamtlich engagieren. Dies betrifft beispielsweise Schriftführer*innen von gemeinnützigen Vereinen.

Abbau unnötiger Bürokratie

Kleinere gemeinnützige Vereine und andere steuerbegünstigte Organisationen erhalten mehr Zeit, um ihre Mittel zu verwenden: Für Körperschaften mit jährlichen Einnahmen von weniger als 45.000 Euro gelten die strengen Maßstäbe der zeitnahen Mittelverwendung nicht mehr. Sie können damit die erhaltenen Mittel auch über die für größere Organisationen weitergeltende Zweijahresgrenze für ihre Satzungszwecke einsetzen. Das gibt ihnen mehr Spielraum und entlastet sie.

Gemeinnützige Körperschaften dürfen künftig auch arbeitsteilig zusammenwirken und sich damit gemeinsam, besser und effizienter für ihre steuerbegünstigten Zwecke einsetzen. Bisher scheiterten solche Kooperationen am Grundsatz der sogenannten Unmittelbarkeit, wonach die Organisation ihre Zwecke grundsätzlich selbst zu verwirklichen hat.

Die Freigrenze für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb wird von 35.000 Euro auf 45.000 Euro jährlich erhöht. Das entlastet vor allem kleinere Vereine von steuerrechtlichen Verpflichtungen, da bei Einnahmen bis zu dieser Höhe die Geschäftsbetriebe nicht der Körperschaft- und Gewerbesteuer unterliegen.

Quellen: 
Bundesfinanzministerium 01.01.2021
Landesregierung BW 01.01.2021

für ausführliche hilfreiche Informationen und Hinweise folgen Sie diesem Link



Landesregierung entlastet Vereine und Ehrenamt

Die Landesregierung Baden-Württemberg hat am  17. November 2020, ein Entlastungspaket mit 13 konkreten Projekten für weniger Bürokratie bei Vereinen und Ehrenamt verabschiedet. Hierzu sollen die 13 Projekte beitragen: Mit konkreten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern bei Kommunen und Fachbehörden sollen kurze Wege gewährleistet werden. Reduzierte Statistikpflichten und steuerliche Erleichterungen sollen die Schreibarbeit reduzieren. Anträge bei Förderprogrammen sollen mit der Vereinsbuchhaltung kompatibel werden und Übertragungsarbeit sparen. Online-Verfahren bei der Registeranmeldung sollen künftig Präsenztermine und Wege entfallen lassen.

Den umfangreichen Leitfaden finden Sie hier im PDF.

Quelle:
Landesregierung BW 18.11.2020



Sitzungen/Mitgliederversammlungen in Corona-Zeiten

Informationen finden Sie auf unserer Corona-Seite